Mañana comienza el 27 Congreso Nacional de la Federación Española de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos (#27CongresoOPC). Un evento que se celebrará en Cartagena y que reunirá a las figuras más destacadas del sector congresual a nivel nacional.
Pero, desde el punto de vista comunicativo, algo que debemos tener en cuenta en la organización de eventos y reuniones, es la gestión de la comunicación, que ocupa un lugar de especial relevancia en este tipo de actos.
¿Cuántas personas acudirían a un Congreso si no se publicitara y comunicara efectivamente a los grupos de interés? ¿Qué relevancia tendría si el congreso no apareciera en ningún medio de comunicación?
El gabinete de comunicación que forme parte de la organización de un congreso, se debe encargar de la relación con los medios, pero también de un asunto muy importante para la buena organización del acto: la efectiva comunicación entre los miembros participantes en un congreso, es decir, ponentes, organizadores, empresas patrocinadores, si las hubiera, etc.
Desde el primer momento, la comunicación interna entre los miembros participantes en un congreso es fundamental para que éste se desarrolle sin ‘sustos’.
Además, ya en el apartado de la ‘comunicación hacia el exterior’, hoy día la gestión de las redes sociales es incuestionable. Es necesario que desde la gestación del evento se haga un uso estratégico de las redes sociales, sin olvidarnos de los medios especializados que ayudarán a dar una mayor difusión al evento entre el público objetivo.
El uso de las nuevas tecnologías nos puede ayudar a realizar una cobertura al minuto de lo que ocurre en el congreso, de manera que el acto se retransmita en ‘streaming’ a través de la página web del evento.
Si planificamos desde el principio una estrategia de comunicación específica para el acto, podemos conseguir que incluso una vez finalizado, éste siga teniendo repercusión. Para ello, por ejemplo, podemos preparar pequeñas píldoras de información en formato audiovisual con mini-entrevistas a los ponentes, sobre la preparación del congreso, el ensayo, el ‘backstage’ del congreso. Toda esta información es muy útil para difundirla durante o después del congreso y dará un valor añadido muy importante al evento.
Ana Katrina Jensen (@Ana_Katri)
